De hack voor interne communicatie zonder ruis. Snel, eenvoudig en voor iedereen.

by | Mar 19, 2018 | 0 comments

Stel, je koopt een nieuwe auto.
Een prachtige wagen, voorzien van de laatste technologische hoogstandjes.
Voor het instellen van de navigatie moet je wel even een uurtje uitrekken, maar hé: dan heb je ook wat. Na even gepuzzeld te hebben kun je vol vertrouwen op pad, in de wetenschap dat het systeem jou de weg wijst wanneer jij het niet weet.

Met een managementsysteem is het eigenlijk niet anders. Net zoals een auto wil je er gewoon kilometers mee maken – het systeem inzetten waarvoor het bedoeld is. Door de technologische ontwikkelingen zijn er steeds meer mogelijkheden gekomen binnen systemen. Dat is mooi, want daarin zit doorgaans potentie voor het bedrijf. Ware het niet dat die nieuwe mogelijkheden worden vergezeld van een hoop nieuwe knopjes en menu’s. Anders gesteld: De afstellingen die nodig zijn voor een duidelijke managementrapportage verschillen per systeem, en zijn bovenal in de loop der jaren complexer geworden.

Het systeem instellen wil je eigenlijk maar één keer doen, al waarna alle data centraal samenkomt. Maar laat daar nu geen oplossing voor zijn.

Of toch wel? Sinds kort is er het webdashboard, onze nieuwe tool waar wij oprecht trots op zijn. Waarom? Omdat de tool hoog scoort op de volgende drie maatstaven:

  • inzicht;
  • eenvoud;
  • communicatie.

Over het inzicht en de eenvoud die deze applicatie kenmerken heb je in onze vorige blogs kunnen lezen. Maar hoe draagt zo’n applicatie nou bij aan een verbeterde interne communicatie?

Rendement door informatie begint bij communicatie

In het portaal komen de rapportages van meerdere onderliggende systemen samen, alwaar ze gecombineerd worden. Zo kunnen ze het management van een organisatie van waardevolle inzichten voorzien. Op één centrale plek en zónder telkens alles per systeem te hoeven instellen.

Zo zit het management van bedrijf X op een zekere vrijdagmiddag in de boardroom. Op het grote scherm prijkt het webdashboard. In één oogopslag wordt duidelijk dat de regio Utrecht aanzienlijk achterblijft in omzet, en dat terwijl de bezettingsgraad prima op orde lijkt en het filiaal in verhouding tot andere filialen een bovengemiddeld aantal transacties draait. Het liefst zou je deze heldere weergave direct willen tonen aan de filiaalmanager in kwestie, maar die is niet aanwezig bij de meeting. Ga je hem dan bellen, met het risico dat er ruis in de communicatie komt en zaken verkeerd geïnterpreteerd worden? Of laat je hem zelf conclusies trekken vanuit een systeem waarin het in één oogopslag helder is? Het voordeel van het delen van een weergave mag duidelijk zijn: de informatie is zoals ie’ is. Vanuit het portaal voor webdashboard hebben wij een Whatsapp-achtige omgeving gecreërd waarin overleg mogelijk is. De filiaalmanager ontvangt bijvoorbeeld een link en bekijkt op maandagochtend exact het beeld wat het MT op vrijdagmiddag voor zich had. Zonder ruis, mailwisselingen en irritaties. De filiaalmanager kan op zijn beurt de informatie rustig bekijken en kan op basis van de cijfers met een passende verklaring en voorgestelde acties komen waar het management mee vooruit kan. Zo zie je: wanneer je zaken vanuit hetzelfde perspectief bekijkt, komt ook communicatie op een lijn.

Heldere communicatie ligt aan de basis van vooruitgang. Van inzicht naar actie, van informatie naar rendement. Daarom wil ik je vandaag de vraag stellen: “hoe geruisloos is jouw communicatie?”

Arjen Lammers

Wilt u deze blogs ook ontvangen? Schrijf u in.

Voornaam
Achternaam
Bedrijfsnaam
E-mailadres


0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *